Bliža se čas pisanja novoletnih želja in voščil. Običajno se takrat vsi potrudimo, tako z vsebino kot tudi oblikovanjem besedila, saj želimo impresionirati prejemnika, se mu iskreno zahvaliti za sodelovanje ali zgolj zaželeti vse dobro v prihajajočem letu.
Zapisana beseda mora biti vedno skrbno izbrana. Velikokrat dobimo v roke ali v e-nabiralnik pismo s sporočilom, ki zaradi hitenja, nepremišljenosti ali nepoznavanja bontona ter pravil pisanja, bode v oči, žali, celo rani.
Tako kot pri komunikaciji iz oči v oči, veljajo tudi pri pisni komunikaciji določena pravila, poslovni bonton in spletni bonton (netiquette). Poleg tega obstajajo še nenapisana pravila, ki pomagajo, da naša pisna komunikacija ostaja spoštljiva in na profesionalnem, poslovnem nivoju.
Žal se v poslovni korespondenci vse prevečkrat pravila kršijo. E-komunikacija je v veliki meri nadomestila »običajno pošto«, zato le redko kdaj še dobimo standardno pismo (v fizični obliki). A to ne sme biti razlog, da gre poslovni bonton pisne korespondence v pozabo, zato ga dosledno uporabljajmo.
V današnjem blogu vam, kot Miklavževo darilo, podarjamo izbor kratkih nasvetov, da bo vaša pisna komunikacija tudi med letom naredila profesionalni vtis:
- Poslovno pisno komuniciranje je vizitka in ogledalo vašega podjetja. Z njim ustvarjate prvi vtis o vašem podjetju, kakovosti storitve ali izdelka in vašem poslovanju.
- Skozi pisno komunikacijo izkazujete spoštovanje, gradite odnos in vplivate na zaupanje prejemnika.
- Vsako pisno sporočilo (tudi e-sporočilo) je pogovor, zato ga pišite v spoštljivem tonu. Ni pomembno samo KAJ zapišemo, temveč tudi KAKO to zapišemo. Zavedati se moramo, da je zapisana beseda običajno dokumentirana. Verjetno jo prebere več oseb v podjetju, zato pogovorni jezik in izražanje »po domače« ni priporočljivo.
- Ob branju različnih sporočil nas lahko kar zaboli ob mrgolenju slovničnih napak, nepravilno zapisanih urah, datumih, kraticah, zneskih, zato je to znanje smiselno obnoviti in ga dosledno uporabljati.
- Pri pisanju upoštevajte 4P pravilo (Premislite – Popravite – Preverite – Pošljite).
- Bodimo pozorni tudi na to, da v poslovno e-komunikacijo ne sodijo akronomi, klicaji, velike črke, različne pisave, paleta barv, emotki in drugi čustveni simboli.
- Posebno poglavje je odzivnost: v mnogih podjetjih je interno določeno, kako hitro je potrebno odgovoriti na vprašanja oz. povpraševanja strank, ki se oglasijo po e-pošti. Priporočamo vam, da strankam odgovorite tekom dneva, ali najkasneje v roku 24-ih ur.
- Poskrbite za jasnost vašega sporočila. Prvi odstavek v vaših pismih naj bo vedno najbolj sporočilen. Stavki naj bodo jedrnati, odstavki pa kratki z maksimalno 4-5 vrstic. Držite se klasične strukture pisanja: uvod, jedro, zaključek. Prejemnik pogosto začne z branjem dela besedila, kjer občuti najmanj napora. Zato izkoristite P.S. To je najboljše mesto za kratek povzetek, ponovno spodbudo k odzivu, morda komentar z osebno noto ali za poudarek kakšne dodatne koristi.
- Pazite, kako nagovarjate prejemnika (upoštevajte njegov naziv in funkcijo) in nikar napačno ne zapišite njegovega imena in priimka. Na svoje ime smo vsi občutljivi. Ne pozabite, da vljudnostnih nazivov, kot so gospa in gospod, ne krajšamo.
- Upoštevajte pravilo KISS – Keep it simple and short (pišite enostavno in kratko).
Prodajna pisma zahtevajo posebno obravnavo. Tu upoštevamo še druga pravila pisanja, ki se tičejo udarnosti besedila, grafične postavitve slik in teksta, vrsto dejavnikov in pogojev, ki morajo biti izpolnjeni. Stojimo namreč pred drugačnimi izzivi. Sprašujemo se: Kako doseči, da naše prodajno pismo ne bo romalo direktno v koš? Kako doseči, da bodo prejemniki našo pošto sploh odprli in jo z zanimanjem vsaj preleteli. Kako doseči, da prejemniki nanjo tudi odreagirajo?
Za vse, ki menite, da v vašem podjetju obstajajo priložnosti za izboljšave na področju pisne poslovne komunikacije, smo pripravili dve delavnici:
- Poznavanje poslovnega bontona in profesionalnost v pisni komunikaciji
- Ko prodajna pisma tudi zares prodajo
Na delavnici bomo obravnavali praktične primere iz vašega vsakdana. Pokličite nas. Z vami bomo delili znanje, priporočila in nasvete, ki bodo vašo pisno komunikacijo nadgradila in oplemenitila.
Ekipa Bee No. 1
P. S. Za naročila do konca leta 2022 vam Miklavž Bee No. 1 podari 20 % popust, tudi če interno delavnico izvedete v prihajajočem letu.
Izobraževanja za podjetja 