Objavljamo zanimivo zgodbo, ki nam jo je zaupala poslovna sekretarka uspešne organizacije, z dolgoletno tradicijo. Imen zaradi varovanja identitete, ne razkrivamo.
Tistega dne je v našo pisarno vdrl prav poseben vihar. Poklicala nas je strateško pomembna stranka, ki pa je bila hkrati tudi zelo težavna. Le redko je upoštevala dimenzijo časa. Tega smo bili načeloma vajeni. Tokrat pa je prekoračila vse meje razumnega.
Obraz direktorja naše organizacije je zato, med telefonskim pogovorom, postal ognjeno rdeč. Slutila sem, da je šla stranka tokrat malce predaleč s svojimi zahtevami. Ko sem ga opazovala, se mi je zdelo, da z vsako mišico svojega telesa kroti napetost. Ta je v njem vidno naraščala. Mislila sem, da mu bo zavrela kri a zgodilo se je ravno nasprotno. Njegov obraz je nenadoma postal kamnit. Že tako hladen pogled, ki je bil zanj značilen, je postal leden.
“Čas lahko ukrivimo za vas, prežarčiti k vam, se pa ne moremo,” je brez vsake intonacije glasu, med vrsticami sporočil stranki.
Kot, da se bori z orkanom v sebi, se je po zaključku pogovora napotil k moji mizi. Pomislila sem: “Danes bom tu do polnoči. Ko bo spregovoril, me bo skupaj s papirji in telefonom odneslo v zrak. Danes bomo vsi lulali kri!” Da, tako resno se je zaostrilo ozračje in zato sem tako premišljevala.
Naš direktor pa mi je z rahlo priprtimi očmi in s stisnjenimi ustnicami, podal svoje prvo navodilo: “Prinesi nama kavo.”
V trenutku me je zajela visoka predanost! Njemu, osebno! Tisti trenutek bi zanj lahko poletela do lune in nazaj. Poletela sem zato čez pisarno! Čeprav sem vedela, da smo se znašli sredi neurja v katerem gasimo požar, sem bila visoko, zares visoko motivirana. Po nekaj minutah sem se vrnila z dvema skodelicama, direktor pa je že sedel za mizo, v sejni sobi.“Takole bova naredila,” je mirno spregovoril po prvem požirku.
Najin pogovor je trajal pol ure.
Sestavila sva načrt, ki je bil še isti dan poslan vsem deležnikom in zaradi zahtevnega primera ter urgentnosti, tudi nekaterim zunanjim – izrednim sodelavcem. Cena za to, je bila seveda visoka. A ni jo, tako kot običajno, plačal naš kolektiv – z osebnim odrekanjem in nadurami. Brez pripomb, predvsem pa upravičeno, jo je plačala naša strateško pomembna stranka, ki pa v nadaljevanju ni imela več zahtev, ki so na meji razumnega.
Z njo zelo uspešno poslujemo še danes!
Primer se nam zdi zanimiv, ker podobne situacije vsi doživljamo na delovnem mestu. Dotika se znanj iz področja mehkih vsebin, za katere je dobro, da jih poznamo in tudi obvladamo.
- osebni management:
- skodelica kave v tem specifičnem primeru, kaže na direktorjevo zavestno obvladovanje stresne situacije.
- time management:
- stranka je bila seznanjena s časovnim izzivom njenih zahtev.
- direktor si je vzel poseben čas za pripravo strategije.
- vsi zunanji sodelavci so bili pravočasno angažirani.
- upravljanje s čustvi:
- direktor je orkan čustev preusmeril v izdelavo krizne strategije, ki jo je stranka z izrednimi zahtevami tudi poravnala.
- motivacija:
- povabilo na kavo sredi neurja – kaj pa je lahko še lepšega?
- medosebni odnosi:
- poslovna sekretarka je začutila, da jo v celotnem procesu direktor spoštuje. Ni bila deležna plazu navodil, ki bi se vsul nanjo. Tudi ni bila prepuščena vrtincu dogodkov.
- učinkovita komunikacija:
- stranka, ki se je zavedala svoje strateške pozicije in to uspešno izkoriščala, je v procesu spoznala, da je visoko cenjena in da so njene zahteve resno obravnavane. Še bolj resno pa so ovrednotene. Višjemu plačilu storitve zato ni ugovarjala.
Področja znanj, ki smo jih v analizi izpostavili, so mogočni gradniki vsake organizacije. Skodelica kave sredi nevihte, je spremenila tok dogodkov. Povečala je pripadnost kolektiva, v nadaljevanju pa stranko primerno obravnavala in hkrati vzgojila.
Izobraževanja za podjetja 